Formulare des Lebens

Einerseits ist es natürlich total schön, dass es diese Einrichtungen und Möglichkeiten gibt: Elterngeld, Kindergarten, Hort, Musikschulen der Stadt…

Andererseits kann ich einfach nicht verstehen, warum ich keines der Formulare, die ich ausfüllen muss, spontan und ohne Rückfragen verstehe. Die Krönung ist die Post, die z.B. darüber informiert, welcher Betrag zu zahlen ist und ich nicht herauslesen kann WOHIN ich das Geld überweisen soll.

Die allerdämlichsten Formulare habe ich von der Musikschule des Bezirksamt Friedrichshain-Kreuzberg bekommen. Da habe ich noch nie irgendwas verstanden. Nichts und immer wenn wieder ein Brief kommt, rufen sich alle betroffenen Eltern gegenseitig an und versuchen auszudiskutieren, was nun zu tun ist. Die Sprechzeiten für Rückfragen sind Dienstags von 10 bis 12 Uhr und Donnerstags von 14 bis 18 Uhr. Unfassbar. Auf eMails wird natürlich gar nicht reagiert.

Warum zur Hölle kann auf einem solchen Formular nicht einfach stehen:

“Der Betrag in Höhe von 10 Euro ist monatlich zum 1. auf folgende Kontoverbindung zu überweisen: …” Bitte tragen Sie im Verwendungszweck Ihr Kassenzeichen xxx ein. Der Kurs starten zum xx.xx.2013 und endet am xx.xx.2013″

Genauso das Hort-Formular. Drei Schreiben informieren mich wie viel Geld ich zahlen muss, aber keinem der Infoschreiben ist zu entnehmen WOHIN ich das Geld überweise.

Ich verstehe ja, dass man wahrscheinlich aus rechtlichen Gründen diese Schreiben so irre aufwändig und unverständlich machen muss und dass es deswegen allein zum Punkt “Kostenbeteiligung und Zahlung” sechs weitere, mir zum größten Teil unverständliche Paragraphen gibt. Aber von mir aus kann man das als Anhang mitsenden. Wenigstens die erste Seite sollte einfach VERSTÄNDLICH sein.

Warum kann da nicht stehen: “Lassen Sie sich dieses Blatt von der Schule stempeln und melden Sie sich dann wieder beim Bezirksamt, Abteilung blabla, Adresse, Raum.”

Warum steht da “Bitte bringen Sie zum Vertragsabschluss die Aufnahmebestätigung der Schule unbedingt mit.” und gleichzeitig erhält man kein Schreiben auf dem steht “Aufnahmebestätigung der Schule” sondern ein Blatt das “Bescheinigung zur Vorlage in der allgemeinbildenden Schule / beim Träger der freien Jugendhilfe”.

Die unverständlichen Formulare machen mir nicht nur schlechte Laune sondern binden auch Arbeitszeit der Sekretärinnen der Schule und der Mitarbeiterinnen im Bezirksamt. Die hören immer und immer und immer wieder die selben Fragen, bis manche irgendwann nur noch keifend unfreundlich oder gar nicht antworten.

Außerdem wird Porto und Papier verschwendet.

Warum gibt es keine verständlichen How Tos? Warum lassen die lieber Jahr für Jahr Hunderte von Eltern immer wieder die gleichen Fragen stellen? Warum? Was ist daran so schwer?

1. Aufnahmebestätigung der Schule von der Schule stempeln lassen.

2. Mit der gestempelten Aufnahmebestätigung zum Bezirksamt gehen. Dort erhält man den Hortvertrag.

3. Mit dem Hortvertrag wieder in die Schule gehen.

4. Eltern über die Höhe der Eigenbeteiligung informieren und sagen WOHIN man überweisen soll.

Fertig.

(Davon solche Prozesse zu digitalisieren, träume ich gar nicht erst. Digitalisieren heißt bei manchen Formularen nämlich: als PDF anbieten, aber dann keine Möglichkeit zum Abspeichern anbieten, so dass das Formular ausgedruckt und mit der Post versendet werden muss.)

Stattdessen zieht sich das jetzt seit SECHS Wochen hin. Und das ist nur der Hortvertrag. Den selben Scheiss haben wir für die Schulanmeldung hinter uns gebracht, für den Kindergartenvertrag, für die Beantragung des Kindergartengutscheins, für die Beantragung des Kindergeldes, für die Beantragung des Elterngeldes, etc. etc. und das für jedes Kind und richtig geil kompliziert wird es, wenn man eine Patchworkfamilie ist und z.B. Zählkinder anerkennen lassen möchte.

Ich werde es nie verstehen. Nie. Kann nicht mal jemand ausrechnen wie unwirtschaftlich sowas ist? Oder schafft das wertvolle Arbeitsplätze?

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32 Kommentare, 11 Tweets, 3 Facebook Shares, 1 Plusone

  1. Wobei Kindergeld noch das Einfachste ist:

    2 DINA4 Formulare plus Geburtsurkunde und *schwupps* hatten wir 2 Wochen später das Kindergeld für das neuste Kind auf dem Konto. Und das für mindestens 18 Jahre.

    Ansonsten: Gnah.

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    • Michael sagt:

      Hahaha. Machen Sie das mal mit im Ausland geborenen deutschen Kindern. Mit deutscher Geburtsurkunde. Da sitzt die Familienkasse grundsätzlich erstmal 6-8 Wochen auf jedem Stück Papier, was man da hingeschickt hat. Um dann festzustellen, das es noch was braucht. Oder da eingesandte gar nicht braucht, weil der Fall nicht anwendbar ist. Oder….Wir haben eine Nachzahlung für 8 Monate (!!) bekommen, als das endlich durch was.

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      • Andi sagt:

        Oh wenn ich das höre, kriege ich ja jetzt schon das graußen, für unser im Ausland geborene Kind…

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        • Michael sagt:

          Ja, viel Spaß dabei. Ich empfehle eine deutsche Geburtsurkunde frühzeitig zu beantragen, das zuständige Standesamt 1 in Berlin braucht da auch gerne mal diverse Wochen.

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  2. TheCounterpart sagt:

    Abspeichern von PDFs geht doch wenn du z.B. auf den Link rechtsklickst und “Ziel speichern unter” machst oder geht das bei denen nicht?

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    • dasnuf sagt:

      Das PDF kann man speichern. Aber nicht inkl. der ausgefüllten Inhalte.

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      • zuckerziege sagt:

        Das könnte aber vielleicht gehen, wenn man bei “Drucken” Adobe PDF anstatt des Druckers auswählt. Dann speichert er es MIT den Inhalten :) weil es ja digital “ausgedruckt” wurde ;)

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        • Da Na sagt:

          Das Abspeichern inkl. ausgefülltem Inhalt geht ganz toll, wenn derjenige, der das Formular erstellt hat das so vorgesehen hat. Oder man Acrobat Pro hat.
          Ich scanne grundsätzlich alles ein, was ich vom Amt so an Formularen bekomme & bearbeite es entsprechend. Außerdem erstelle ich zu jedem Antrag eine Checkliste aller beizubringenden Nachweise, Textaufgaben waren schon in der Schule nicht so meins …
          Ich sollte meine gesammelten Werke den Ämtern oder besser gleich der Allgemeinheit zum Verfügung stellen.

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    • Stefan sagt:

      Mit “Abspeichern” meint sie hier wohl, dass man die Daten direkt am PC eingeben und das ganze dann per Mail zurückschicken kann. Und das wäre wirklich eine wirtschaftliche und zeitsparende Maßnahme.
      Wobei zu 95% davon ausgegangen werden kann, dass die Formulare dann in der Behörde wiederum ausgedruckt werden. Denn von digitaler Aktenhaltung ist die Verwaltung – leider – meistensteils noch sehr weit entfernt.

      Aber immerhin wäre Zeit und Porto gespart.

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      • Der Lord sagt:

        Ich gäbe eine Menge für digitale Akten. Keine Aktenschränke im Büro zu haben, würde dieses auf eine recht angenehme Größe wachsen lassen.

        Das Problem mit der E-Mail-Antwort ist aber ein ganz anderes: Ob ich die Mail im Büro ausdrucke oder nicht, die E-Mail ist keine rechtssichere Zustellung. Außerdem fehlt im Zweifel die Unterschrift.

        Ich verstehe aber die Probleme mit unverständlichen Vordrucken. Oft genug verstehen selbst wir im Amt nicht, was eine andere Behörde uns mitteilen will.

        Einen schönen Abend noch -
        Der Lord

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    • Andreas sagt:

      Nur speziell freigeschaltete PDFs mit Formularfeldern kann man mit dem Adobe Reader mitsamt den ausgefüllten Inhalten abspeichern. Alternative PDF Viewer, wie z.B. der Foxit Reader, bieten diese Funktion aber immer an.

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  3. katobia sagt:

    Hier auf’m Dorf werden Nachfragen bei der Gemeindeverwaltung gern beantwortet mit: Na dann kommen Sie doch mal mit den Formularen vorbei – dann machen wir das zusammen. Jo, klar, ich setz’ mich dann mal ins Auto und fahre fünf Dörfer weiter, um einen Kitaantrag mit Hilfe auszufüllen. Die haben scheinbar richtig wenig zu tun (E-mail-Adressen oder so neumodischer Kram werden hier gar nicht rausgegeben oder existieren tatsächlich nicht).

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  4. yeda sagt:

    Das hat Methode und ist wahrscheinlich eine Art und Weise, Leute, die nicht so viel Durchhaltevermögen wie Du haben, auszusieben. Heißt: “Wenn Du irgendwas von uns haben willst, mußt Du vorher durch die Bürokratenhölle, willst Du das wirklich? Ist es Dir das wirklich wert?”

    Meine Erfahrung ist aber, daß Einrichtungen, die Geld HABEN wollen, meist sehr klarmachen, wohin damit (und bitte schnellstens!). Daß Hort und Musikschule das nicht können, ist ja fast schon wieder sympathisch.

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  5. Mir ist sofort dieser Witz wieder eingefallen:

    Ein Mann bewirbt sich auf einen Beamtenposten. Der Personalchef teilt ihm mit: “Es gibt 800 Bewerber auf Ihre Stelle.” Das Gesicht des Bewerbers hellt sich auf: “Aber dann brauchen Sie doch jemanden, der das alles ordnet und verwaltet.” Er wurde eingestellt.

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  6. Die Toni sagt:

    Viel schlimmer ist es aber, wenn es GAR KEIN Formular gibt:

    Für die Anmeldung zur Ferienbetreuung müssen wir eine Bestätigung der Schule vorlegen, dass Tochter 1 während der Schulwochen in die Kernzeit (=Nachmittagsbetreuung) geht.

    Im Schulsekretariat dann so: Ich weiß jetzt nicht, ob ich Ihnen das so einfach bestätigen darf. Dafür gibt es kein Formular.

    Ich so: Schreiben Sie doch einfach auf irgendein Papier: Kind xy geht von … bis … in die Kernzeit.

    Sie so: Ich darf hier nicht einfach irgendwas schreiben. Da muss ich die Rektorin fragen.

    Mein Argument, dass Sie ja nur was schreiben soll, was schlicht und einfach so ist, und wovoan sie auch ganz ganz sicher weiß, dass es so ist, war dann doch zu kompliziert.

    Die Toni

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  7. Die Toni sagt:

    Auch toll:

    Die Schule bietet Flötenunterricht an, 1. Klasse (Wenn das nicht schon schlimm genug wäre):

    Formular: Melden Sie Ihr Kind verbindlich an bis zum xy. Verindliche Anmeldung heißt, es besteht unbedingte Zahlungspflicht für ein Schuljahr, auch wenn Ihr Kind nicht teilnimmt.

    Es steht aber nicht drin, wann der Unterricht sein soll, weder Wochentag noch Uhrzeit.

    Ich also so Telefon + Sekretariat: Wann … usw.

    Antwort: Das legen wir erst fest, wenn wir wissen, wie viele Anmeldungen es gibt.

    Ich so: Kann aber erst verbindlich anmelden, wenn ich weiß, wann … usw. Haben auch sonst noch bisschen Leben zu leben.

    Sie so: Wir brauchen erst verbindliche Anmeldungen, damit wir dann auch kalkulieren können, weil mit verbindlicher Anmeldung Zahlungspflicht usw.

    Die Toni

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  8. Farbfinsternis sagt:

    Kann ich nur bestätigen, habe gerade mit dem Arbeitsamt zu tun. Gefühlte 2kg Papier wurden nochmal abgetippt. Dann gab man mir einen Zugang zu einem Backend in dem ich den Kram korrigieren oder ergänzen kann. Soll heissen: Hätte ich den Zugang gleich bekommen wären allen Beteiligten viele Stunden “Spaß” erspart geblieben.

    Dann wurden für mich völlig eindeutige Angaben als falsch deklariert. Auch nach der Korrektur war mir nicht klar warum die Fragestellung so war wie sie war und wie man das anders interpretieren könnte … das Schlimmste: Man muss Fragestellungen interpretieren!

    Ich leide mit Dir!

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  9. Die sind wohl in der Hauptsache als “Arbeitsbeschaffungsmaßnahme” für alle daran Beteiligten gedacht.
    Aber das geht später weiter – egal, ob man Wohngeld oder Grundsicherung oder oder oder beantragen will: Erst einmal versteht jeder (fast) NICHTS!

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  10. Helga sagt:

    Als eine, die nun seit einiger Zeit in so einer Verwaltung sitzt, fallen mir für diese Kompliziertheit leider eine Menge Gründe ein.

    Unterschiedliche Formularbezeichnungen können z.B. historisch begründet sein und es gibt niemanden, der oder die das im Überblick hat. Oder allen ist das intern total klar und niemand checkt, wie unklar es von außen aussieht. Vermutlich gibt es dann aber auch keine Leute, die sich verantwortlich fühlen, das zu ändern oder vielleicht weiß auch niemand mehr so genau, wer das ändern könnte. Oder man müsste sich auf einen Namen einigen und daran würde es schon scheitern. Oft genug ist Stelle A für Schreiben B verantworlich, während Stelle C das Formular D macht. Vermutlich werden da intern auch immer noch Stunden verschenkt, weil sich alleine dieses Problem der verschiedenen Bezeichnungen durch unendlich viele Stellen zieht. Und damit habe ich erst über ein Problem spekuliert!

    Und ja, was gäbe ich für ein vernünftiges How-To. Sowas scheint in Verwaltungen nicht üblich zu sein…

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  11. Alexander sagt:

    Wenn Du das machst, bin ich sofort dabei! Ich habe neulich das Lastschriftformular für unseren Verein auf SEPA-Konformität getrimmt. Ich habe alle Formularhöllen dieser Welt gesehen!

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  12. effi sagt:

    Hallo!
    Danke für den Text, ich erkenne mich wieder…
    Wir hatten in den letzten Monaten auch das volle Formularprogramm (einen Monat Elternzeit kann man ja schon mal locker für die Beschaffung der Unterlagen für’s Elterngeld einplanen…)
    Mein Gedanke dabei: ist dieses Prozedere nicht zutiefst diskriminierend? Wenn man als Muttersprachler mit sogenanntem höheren Abschluss ständig scheitert (und die nette Frau vom Finanzamt sagt: “aber im nächsten Jahr nehmen Sie sich einen Steuerberater, ja?”), wie sollen denn Leute, die diese Vorteile nicht haben, z.B. einen Asylantrag korrekt ausfüllen? Die Bildungsgutscheine werden (vermutlich wegen des komplizierten Antragsverfahrens) kaum angenommen? Ach ne!
    Beste Grüße
    effi

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  13. zuckerziege sagt:

    Hachja, wie bekannt kommt mir das vor.

    Bei Erbschafts/Familien/Betreeungsanliegen ist das ganz genau so. Besonders geil finde ich es, wenn Stelle A mich an Stelle B verweist und dann sagt Stelle B: “Aber ohne die Bescheinigung von Stelle A können wir gar nix machen!” Dann ruft man wieder bei Stelle A an und die benehmen sich dann, als hätten sie NOCH NIE was davon gehört.

    Auch schön, wenn man an eine Stelle schreibt: “Hier schonmal der Antrag X, das Formular Y werde ich in 3 Tagen nachreichen.” – weil man einen Vorgang beschleunigen will. Und dann bekommt man Post: “Bitte Formular Y nachreichen.”

    Was für eine grandiose Portoverschwendung.

    Noch schlimmer:
    “Ja, wir können Ihnen den Brief faxen!”
    “Ich habe kein Fax, aber eine Mailadresse.”
    “Oh; ja dann dauert es einen Tag länger zum Ausdrucken und Scannen.”

    WTF? Die brauchen einen TAG zum Drucken und Scannen?
    Und wie wäre es mit Word – > speichern als PDF -> senden?! Ich schnalle es nicht.

    Werdschverrückt!!

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  14. Pterry sagt:

    Und damit es nicht zuwenig Verwaltung gibt, wurde in Thüringen eingeführt, dass man per Post von irgendnem Landesamt daran erinnert wird, mit den Kindern zu den U-Untersuchungen zu gehen. Gefühlte 3 Monate vor dem Beginn des Zeitfensters kommt dann der Erinngerungsbrief, den man natürlich vergisst zur Untersuchung mitzunehmen, wenn man kein ausgeklügeltes System hat.
    Letztens stand dann in der Zeitung, dass wegen verzögertem Rücklauf (die Ärzte müssen ans Amt melden, wer zur Untersuchung da war – haben ja sonst nichts zu tun…) tausende Eltern zu Unrecht der Vernachlässigung beschuldigt wurden. D.h. für nichts und wieder nichts wird mal eben das Jugendamt eingeschaltet.
    Hab ich schon erwähnt, dass die Krankenkasse zusätzlich einen Erinnerungsbrief schickt (auch mindestens 2-3 Monate vor dem Beginn des Zeitfensters)?

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    • Nadine sagt:

      Diese “Kontrolle” gibt’s in Niedersachsen auch. Kleiner Tipp am Rande: Karte oder Bescheinigung für’s Landesamt gleich ins U-Heft legen, dann kann man es zur Untersuchung auch nicht vergessen…

      Grüße

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  15. Tom sagt:

    Mir hilft es immer ungemein wenn ich beim Ausfüllen dieser Meisterwerke deutschen Beamtentums das Lied “Antrag auf Erteilung eines Antragformulars” von Reinhard Mey vor mich hin summe …

    Aber kürzlich wurde ich von einem Standesamt bitter enttäuscht als ich eine Geburtsurkunde anfordern wollte: Eine einfache Email genügte tatsächlich und nach einer Woche sollte mir das Dokument per Nachnahme zugestellt werden.
    Zum Glück gab es aber die Post die mir die Sendung nicht aushändigen wollte da ich den fälligen Betrag von 14,97 Euro nicht fertig abgezählt bereithielt!

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  16. <°((( ~~< sagt:

    Haha, das ist ja ein Thema, das mich lange schon ärgert, eigentlich ist das MEIN THEMA.

    Zum einen: Dieses Formulardeutsch ist die Sprache der Verantwortungslosigkeit – Behördenmitarbeiter, die ohnehin schon nicht für ihre Fehler haften, tun so, als hätten sie mit der Sache üüüü-ber-haupt nichts zu tun. “Beantragung – Bewilligung – Zurverfügungstellung” solche Wörter benutzt man, wenn die Leute glauben sollen, dass im Grunde irgendjemand anderer dafür zuständig ist.

    Zum anderen ist das wahrscheinlich die zeitgemäße Form darwinistischer Auslese. Ich habe häufig mit unverständlichen Fomularen zu tun und frage mich oft: Wenn schon ich, der Profi und Muttersprachler, nicht verstehe, was dieses Formular von mir will – wie soll das dann ein Laie oder womöglich Immigrant das verstehen? Vermutlich ist tatsächlich ein willkommener Nebeneffekt, dass Leute mit weniger Durchhaltevermögen nie wieder kommen. Uneingestandene Absicht.

    Aber andererseits: Behördensprech war schon immer so. Niemand handelt selbst, niemand hat irgendeine persönliche Verantwortung. Auch wenn es de facto überall Ermessenspielräume gibt – die Sprache verweist immer auf die abstrakte übergeordnete und allmächtige Behörde, deren Anordnungen leider leider Folge zu leisten ist, kann man leider nichts machen.

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  17. Diana sagt:

    Ich hörte neulich von einem Projekt ‘Bürgernahe Verwaltungssprache’ – es gibt Hoffnung! Naja… Ich glaub’ es auch erst wenn ich es sehe. Dabei könnte alles so einfach sein: http://de.wikipedia.org/wiki/Konversationsmaximen. Wenn sie wenigstens 4. ‘vermeide Mehrdeutigkeit’ weglassen könnten, wäre einem ja schon sehr geholfen!

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  18. Jon McNichol sagt:

    Warum nur erinnert mich das an Asterix und die Sache mit dem Passierschein A-38?

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