Vereinbarkeit von Familie und Beruf – Welche Tools sind sinnvoll?

Das ist die Zusammenfassung meines Vortrags im Rahmen der Veranstaltung „Die digitale Familie – Traum aller Arbeitgeber?“ der Tagung der Digitalen Elternhelfer am 29.11.2018

Ich hatte schon immer eine hohe Technikaffinität und glaube, dass Technik bzw. entsprechende Tools oder Software viele Probleme lösen können. So z.B. den enormen Organisationsaufwand, den man als Familie hat – v.a. wenn beide Elternteile Vollzeit berufstätig sind.

Tools zur Organisation von IT-Projekten

Als IT-Projektleiterin habe ich zur Organisation meiner Projekte mit Issue-Trackern gearbeitet. Man definiert zur Erreichung eines großen Zieles einzelne Aufgabenpakete („Issues“), die man detailliert beschreibt. Es wird hinterlegt, wer das Issue bearbeitet. Es werden Aufwände geschätzt und in das Issue geschrieben und es gibt die Möglichkeit Prioritäten (von „nice to have“ bis „Blocker“ z.B.) und Abhängigkeiten („Issue A kann erst erledigt werden, wenn Issue B abgearbeitet ist“) zu definieren.

Anschließend werden die Issues dazu benutzt, um die tatsächliche Arbeitszeit zur Erledigung des Issues zu erfassen. Außerdem wird der Arbeitsstand dokumentiert – entweder im Issue oder an anderer Stelle, z.B. in einem Wiki.

Als Projektleiterin kann man jederzeit den Bearbeitungsgrad nachschauen und sich auch automatisch über Änderungen informieren lassen. Am Ende kann man aus den Issues Rechnungen generieren und auch auswerten, wer wie lange für was gebraucht hat und so zukünftig bessere Schätzungen über Aufwände abgeben.

Wenn man gut dokumentiert hat, kann man auch drei Jahre später ziemlich gut nachvollziehen, was gemacht wurde. Das ist oft sehr hilfreich.

Tools zur Organisation von Familienleben

In meinen Träumen koordiniere ich die anfallenden Aufgaben rund um die Familie ebenfalls auf diese Art. Aus einem unpräzisen „Hole morgen die Kinder aus dem Kindergarten ab“, wird endlich ein ordentlich formuliertes ToDo:

Das hätte viele Vorteile. Neben der höheren Präzision, eröffnet sich die Möglichkeit ganz genau auszurechnen, wer wie viel gemacht hat: „Tja Schatz, ich hab diesen Monat 543 der 1300 Issues abgearbeitet und dabei durchschnittlich 23 min weniger pro Issue benötigt als Du. Gemessen an unserer bezahlten Arbeitszeit ist das leider im Sinne der Gleichberechtigung inakzeptabel“. Streit wird aufgrund der objektiven Datenlage total überflüssig!

Ja, ja – ich höre so manchen Leser und manche Leserin mit den Augen rollen. Man kann es auch kompliziert machen! Tatsächlich sollten Aufwand und Nutzen in einem vernünftigen Verhältnis zueinander stehen und nicht jede/r ist bereit entsprechende Tools zu benutzen. Oft scheitert es ja schon an der Pflege eines gemeinsamen Kalenders.

So lange es zuhause gut klappt und alle mit ihrem Work- und Mental Load zufrieden sind, muss man ja auch nichts ändern oder optimieren. Und miteinander reden hilft in jedem Fall. Für mein Gefühl hapert es da nämlich am meisten. Man trifft als Paar viele implizite Annahmen, übernimmt aus Liebe schnell mal hier und da eine Zusatzaufgabe und irgendwann knallt es dann. Dem romantischen Ideal der Liebe, in dem Paare wortlos einander verstehen und sich jederzeit fürsorglich verhalten, steht ein echtes Planen und feste Absprachen treffen natürlich entgegen.

Tatsächlich bin ich aber nicht so der romantische Typ und so haben wir uns in unserer Familie auf ein paar Tools geeinigt. So z.B. einen geteilten Kalender, Wunderlist und Trello.

Wir haben für jeden Tag ein Board angelegt, halten unseren Essensplan fest, dokumentieren unsere An- und Abwesenheiten, sowie Besonderheiten, die es an einzelnen Tagen zu beachten gibt. Im Board „Donnerstag“ sieht man bei „Geburtstag bei Ella“, dass man auch Checklisten hinterlegen kann. Z.B. die Adresse und Telefonnummer von Ella oder das ToDo „Geschenk  besorgen“. Den einzelnen Kärtchen kann man Personen zuweisen und so ist z.B. klar, wer wann kocht.

Die Seite des Arbeitgebers: Homeoffice & Co.

Wie man es am Ende auch bewerkstelligen mag: Ein gut organisiertes Familienleben bedeutet für das Arbeitsleben einen freien Kopf und digitale Tools wie Messenger Dienste erleichtern zusätzlich das ad hoc (um)planen während der Arbeit.

Auf der anderen Seite können Arbeitgeber durch unterschiedliche Maßnahmen Vereinbarkeit ermöglichen. In vielen Studien ist das Thema „Homeoffice“ zentral. Wenn man aber genauer hinterfragt, was denn die vereinbarkeitsfördernden Elemente von Homeoffice sind, werden die Antworten erstaunlich dünn. Allen voran wird das Argument Zeitersparnis durch wegfallende Wegezeiten genannt.

Wenn ich mich selbst frage, was mir am Homeoffice hilft, dann ist es etwas, das ich „fragmentiertes Arbeiten“ nennen würde. Ich gestehe: Ich werfe auch mal eine Waschmaschine an und hänge Wäsche auf. Nur was ich eben auch mache – v.a. gewöhnt aus dem Arbeiten mit der Zeiterfassung eines Issuetrackers in der IT: Ich hänge die 10 min einfach hinten wieder an meine Arbeitszeit dran.

Über Homeoffice bietet mir mein Arbeitgeber Flexibilität und ich bezahle auf der anderen Seite mit Leistung und Loyalität. Es ist ein stetiges Geben und Nehmen.

(Und by the way – jede/r, der wie ich im Großraumbüro arbeitet, weiß, dass man in einem Großraumbüro auch nicht nonstop acht Stunden am Stück arbeitet und dass man mitunter im Homeoffice viel konzentrierter und schneller arbeiten kann!)

Homeoffice ist aber bei weitem nicht das Einzige, das ein Arbeitgeber bieten kann, wenn es um Vereinbarkeit geht. Flexible Arbeitszeiten, Stundenkonten, Notfallbetreuung, eine gute Dokumentation aller Arbeiten, familienfreundliche Meetingszeiten sind einige der Faktoren, die zusätzlich helfen Beruf und Privatleben miteinander zu vereinigen.

Hier sage ich übrigens bewusst Privatleben, denn all diese Faktoren dienen nicht ausschließlich Familien mit Kindern. Sie dienen letztendlich allen. Denn eine gute Work-Life-Balance fördert die Gesundheit, ermöglicht es Angehörige zu pflegen, Ehrenämtern oder einfach nur Hobbys nachzugehen.

Deswegen rate ich allen Eltern genau das klar zu machen und sich Verbündete zu suchen, wenn es um die Verbesserungen der Vereinbarkeitsbedingungen geht.

Unser Beitrag zur (positiven) Organisationskultur

Übrigens ist die Unternehmenskultur Hindernis Nummer eins bei der Umsetzung von Maßnahmen wie Homeoffice. Ich höre auch immer wieder ermüdende Witze wie „So wie Du arbeitest, möchte ich mal Urlaub machen.“ oder „Na, machste wieder früher frei?“.

Da kann ich nur raten: spart euch selbst solche Anmerkungen, sagt auch, wenn ihr nicht betroffen seid, dass Bemerkungen dieser Art nicht lustig sind und dass sie maßgeblich beitragen eine Kultur des Misstrauens zu etablieren. Dahinter steht das schlechte Menschenbild des Arbeiters/Arbeiterin, der/die nicht eigenmotiviert arbeiten möchte, sondern stets motiviert oder sogar durch Überwachung zum Arbeiten gezwungen werden muss.

Seid selbst Vorbild. Es gibt ziemlich viel, was man zum Thema Vereinbarkeit beitragen kann:

• achtet auf die Kommunikation (siehe oben)
• organisiert keine Meetings vor 10 und nach 15 Uhr
• prüft, ob Reisetätigkeit wirklich erforderlich
• organisiert effiziente Meetings mit klaren Zielen
• dokumentiert eure Arbeit ordentlich
• pflegt einen Kalender mit An- und Abwesenheiten
• erleichtert Erreichbarkeit, z.B. über automatische Weiterleitungen von Anrufen
• heißt Kinder willkommen. Ihr sitzt in einem Vortrag, jemand hat ein Baby dabei uns es weint: So what? Jemand bringt in den Ferien die Kinder mit? Zeigt euch flexibel und offen.
• pocht auf eine allgemeine Vertreter(innen)-Regelung. Das ist gut für ungeplante Ausfallzeiten, gut für Elternzeiten, gut für die Urlaubszeit, gut für Sabbaticals
• jemand fällt unglücklicherweise zu einem wichtigen Termin aus? Zähne zusammenbeißen und Aufgaben übernehmen. Er/sie tut es dann sicherlich auch mal für euch.

Fazit

Im Arbeits- und Privatleben helfen Tools Dinge zu organisieren.  Die Unternehmenskultur wird aber maßgeblich von uns als Mitarbeiterinnen und Führungskräfte geprägt. Lasst uns deswegen zu einer positiven Unternehmenskultur beitragen!

 

Weiterführende Links

• SCRUM @ Home: Wie man mit 4 Kindern gemeinsam Familienalltag plant.

So “If scrum with adults at the workplace works so well to get things done, would it work at home with kids?”. Yes, it does! We’ve learned that things can easily get done much faster, without chasing the kids, without discussion and with a lot less stress and doing it together.

• Béa Beste beschreibt wie ihr Vereinbarkeit gelungen ist:

Béa Beste hat es geschafft, Kind und Karriere unter einen Hut zu bekommen. Dabei ging es für sie nie darum, alles irgendwie miteinander zu vereinbaren, sondern Vereinbarungen mit anderen zu treffen

• Vereinbarkeit bedeutet, dass man nicht alles gleichzeitig haben kann

Perfektionismus fahren lassen.

Aufgaben verteilen (auf alle verfügbaren Menschen. Den Partner, andere Familienmitglieder, Freundinnen und Freunde, Erzieherinnen und Erzieher und am Ende – je nach Alter der Kinder: auf die Kinder)

Selbständigkeit der Kinder fördern (dazu gehört z.B. Rahmenbedingungen schaffen, damit das geht z.B. räumliche Nähe der Schule und damit des Freundeskreises, keine Aktivitäten, die verlangen, dass man die Kinder durch die Gegend fahren muss etc.)

Nicht zu vergessen: Sich für Politik zu interessieren, wählen gehen, an Demos teilnehmen und so versuchen die gesellschaftlichen Rahmenbedingungen – Kinderbetreuung etc. – zu verbessern.

• • In „Hello Internet: Four Light Bulbs“ geht es auch darum, dass man nicht alle Themen (Gesundheit, Freundeskreis, Familie, Arbeit) gleichzeitig treiben kann

• In „Mit Kindern Leben: Arbeitsteilung in der Familie“ sprechen Caspar und ich u.a. über Tools, die wir nutzen, um unseren Familienalltag zu regeln.

• • Unter dem Artikel „Es gibt für alles eine technische Lösung“ beschreiben Leserinnen und Leser, wie sie Familienalltag (technisch) organisieren.

• Vortragsfolien als PDF (Download)

 

Credits:

• Folie 23 habe ich aus dem Resümee eines Kommentars von Vanessa Giese unter einem älteren Blogartikel zusammengebaut. Danke dafür.
• Herzlichen Dank auch an all meine Follower/innen, die mir auf Twitter beantwortet haben, welche Bedingungen über Homeoffice hinaus helfen, Vereinbarkeit herzustellen und die, die mir dumme Sprüche zum Thema „im Homeoffice arbeitet man doch gar nicht“ gespendet haben.